|
|
 |
|
|
MEZUN BUL |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| KÖŞE YAZILARI |
|
|
|
|
 |
Mezunlarımızın kaleme aldıkları yazıları incelemek için
tıklayınız
|
|
|
|
|
|
Mezunumuzsanız, yazılarınızın sitemizde yayınlanmasını istiyorsanız : posta@istim.org.tr
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ANKET |
|
|
|
koseyazi_onderyilman_01.aspx
|
|
|
|
 |
|
| ÖNDER YILMAN |
|
 |
ETKİNLİK YÖNETİMİ / EVENT MANAGEMENT
“Etkinlik mi yapmalıyım? Niçin yapmalıyım? Etkinliği yönetirken nelere dikkat etmeliyim? Nasıl bir ekiple çalışmalıyım?”
Etkinlik Yönetimi / Event Management (Organizasyon Yönetimi) nedir?
Kurumların pazarlama, satış, halkla ilişkiler, kurumsal iletişim, insan kaynakları gibi birimlerinin görev alanlarında yer alan, iç veya dış sosyal paydaşlarla sıcak temas sağlanan, içeriğin iletilmek istenen mesajlar doğrultusunda kurgulandığı, lansman, roadshow, bayi toplantısı, fuar katılımı, v.b. faaliyetler Etkinlik (Event veya Organizasyon) olarak isimlendirilebilir.
Etkinliği bir proje olarak ele aldığımızda; etkinlik öncesi, esnası ve sonrası süreçlerin (Projelendirme, bütçelendirme, tasarım & tedarik, planlama, operasyon, ölçme&değerlendime, raporlama, v.b.), stratejik esaslara dayalı olarak, belirlenen hedefler doğrultusunda, planlı biçimde yürütülmesi de Etkinlik Yönetimi olarak tanımlanabilir.
Artistik detaylar x Teknik detaylar / Bütçe
Etkinlik Yönetimi için “artistik detaylarla, teknik detayların bütçe eksenindeki dansları” gibi daha spesiyal bir tanımlama da yapılabilir. İçerik ve operasyonel kalitenin bütçe dahilinde mümkün olan en üst seviyede tutulması gerekir.
Bu tanımların tümünün içinde de yer alması gereken önemli bir boyut da Etkinlik Yönetimi yaparken işin içine ruh katılması gerektiğidir. İş üretim sürecinde birincil sermayenin insan olduğu, sonuç aşamasında insana ve duygularına direkt temas eden temas edilen, tüm noktalarında insan faktörünün başrolde olduğu bir iş koludur.
Hizmet veren taraf, ajans veya acenta gibi statülerde olduğundan hizmet veren biçiminde genelleyebiliriz. Zaman zaman projelendirme konusunda uzmanlaşmış bir danışmanlık şirketi ile operasyon başlıklarında uzmanlaşmış bir ajans/acentanın
birlikte hizmet vermelerine de rastlanmaktadır. Hizmet alan kurumlarla hizmet verenler arasında -genel olarak- proje bazlı anlaşmalarla iş yapılmaktadır. Reklam, halkla ilişkiler gibi yan iş kollarından farklılaştığı noktalardan birisi budur. Hizmet alan kurumlar özellikle orta ve büyük ölçekli Etkinlik projelerinde, her proje için ayrı bir konkur düzenleyebilmektedirler. Taraflar arasında yapılan anlaşmalar çerçevesinde, 1 yıl boyunca aynı başlık altındaki Etkinlik’lerin tümünün tek bir hizmet veren tarafından yönetilmesine de sıklıkla rastlanmaktadır. Hizmet verenlerin kazançları, toplam bütçe üzerinden % x hizmet komisyonu veya sabit hizmet bedeli biçiminde olabilmektedir.Etkinlik tipleri süre, hedef kitle nitelikleri, içerik gibi kriterlere göre oldukça farklılaşabilmekte ve sektörde çok farklı çalışma modellerine rastlanmaktadır. Bu sebeple hemen her etkinliğin kendine has süreçleri, alt başlıkları oluşmaktadır.
Bu yüzden Etkinlik Yönetimi konusunda çok kesin standardizasyonlardan, kategorilendirmelerden söz etmek pek mümkün değildir.
Etkinliğin hedef kitle ile sıcak temas halinde olunan süresine göre bir gruplandırma yapacak olursak ortaya şöyle bir tablo çıkar:
24 Saatten Kısa Süren Etkinlikler
• Lansman
• Basın Toplantısı
• Açılış
• Kuruluş Yıldönümü Kutlaması
• Kültür-Sanat Etkinliği / Gala
• Yarışma
• Ödül Töreni
• Özel Davet
• Eğitim / Yönetici Toplantısı
• Sponsorluk Aktivasyonları
• Genel Tanıtım Aktivasyonları
• Piknik
2 - 10 Gün Süren Etkinlikler
• Bayi / Acenta Toplantısı
• Turnuva / Kamp
• Yurtdışına Kurumsal Gezi
• Yurtdışı Kaynaklı Kurumsal Gezi
• Festival
• Fuar
• Ürün Deneme Aktivasyonu (Test sürüşü gibi)
10 Gün - 1 Yıl süren Etkinlikler
• Roadshow
• Satış / Pazarlama Kampanyası Aktivasyonları
Not: Genellemelerden yola çıkılarak yapılmış bir gruplandırmadır. 1 hafta süren dizi Açılış Etkinlikleri veya 1 gün süren Festivaller de elbette ki sıklıkla rastlanan etkinlik tipleridir.
Bir etkinlik -genellikle- şu başlık / süreçlerden oluşur:
• Davet / Duyurum
• Basılı Malzemeler (Matbu)
 Davetiye, poster, yaka kartları, “Hoş geldiniz” mektupları, konuşma kartları, v.b.
• Ulaşım
Uluslararası
Şehirlerarası
Şehiriçi transferler
• Mekan (In-door / Out-door)
• İkram (Catering)
• Dekor
Sahne, stand, karşılama deski, oturma grupları, v.b.
Süsleme (Masa, sandalye, çevre, bina düzenleme, kumaş giydirme, v.b.
Branding (Markanın görünürlüğüne yönelik yapılan çalışmalar)
• Teknik Ekipman
Ses
Işık
Görüntü
Enerji kaynağı
• Canlı Performanslar
Sunucu
Ses sanatçısı / grubu
Stand-up / dans / akrobasi / illüzyon...vb gösteri performansları,
• Film & Fotoğraf Prodüksiyon
• Görevli Ekipler & Kıyafetleri
• Hediye / Ödül / Promosyon ürünleri
• Diğer (Güvenlik, Ambulans, İtfaiye, Nakliye, Otopark, Ekip haberleşme, v.b.)
• Etkinliğe özel başlıklar
Resmi izinler
Konaklama
Çadır
İklimlendirme (Isıtma / soğutma sistemleri)
Simultane tercüme, keypad sistem
Operasyonel teknolojik alt yapı (Barkot sistem, network sistem, v.b.)
Havai fişek, konfeti, volkan, sis gibi görsel efektler
Eğitmen, konuşmacı
Grup aktiviteleri (Çeşitli amaçlarla hazırlanmış oyunlar, yarışmalar, animasyonlar, v.b.)
Çeşitli alt yapı kalemleri (Mobil su, mobil tuvalet, v.b.)
Etkinlik Yapmanın Faydaları Nelerdir?
Hedef kitle diye de isimlendirebileceğimiz sosyal paydaşlar ile sıcak temas kurulacağından; tüm aşamaları iş ve iletişim hedeflerine uygun biçimde kurgulanmış bir etkinlik ile;
• İletişim hedefleri doğrultusunda verilmek istenen mesajlar hedef kitleye ilk ağızdan ulaştırılabilir.
• Kurum içinde
Gerçek beraberlik ve paylaşımlarla “biz” bilinci geliştirilebilir.
Yoğun ve özgün içerikli eğitim çalışmaları ile düşünce ve davranış değişikliği sonuçları alınabilir.
• Distribütör / bayi / nihai müşteri nezdinde
Direkt tanıtmak / deneyimletmek suretiyle satınalma süreçleri hızlandırılabilir.
Dokunulan insanların ailelerine, çevrelerine de deneyimlerini anlatmaları suretiyle marka/kurum imajı güvenilir ağızlardan istenilen seviyelere çekilebilir.
• Marka / kurumun insani yönleri ortaya çıkarılarak hedef kitle ile duygusal bağ kurulabilir.
• Marka / kurum, hedef kitlesi aynı fiziksel ortamda elle tutulur, gözle görülür biçimde tanıtılabilir.
• Hedef kitlenin tercih ve eğilimleri net biçimde gözlemlenebilir.
• Anket, oylama gibi yöntemlerle sağlıklı data’lar toplanabilir.
• Projenin niteliğine göre yapılan tercihler ve kurgulamalarla çok üst seviyede medya yeralımı sağlanabilir.
Etkinlik Yönetimi’nde Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar Nelerdir?
Reklam yayına girmeden veya basın bülteni gazetelere gönderilmeden önce -bazen genel müdür dahil- onlarca kişinin denetiminden geçer ve marka/kurumun söylemi istenildiği gibi kontrol edilebilir. Ancak, etkinlik esnasındaki her şey, hedef kitle ile eş zamanlı yaşanmaktadır. Örneğin, devasa boyutlardaki bir banner görkemli duruşu ile marka/kurumun köklü geçmişi ve sarsılmaz duruşunu sembolize edebilir. Ancak, konsept içinde iyi kurgulanamamış bir mesaj içermesi veya aşırı rüzgardan yırtılması, “koskoca banner’ı bu laf için mi harcamışlar” veya “alt tarafı bir afişi asmayı beceremeyen marka/kurum” söylemlerini beraberinde getirebilir. Bu yüzdendir ki; artistik ve teknik tüm konular, en ince ayrıntısına kadar kusursuzca planlanmalı ve tüm operasyon hatasız yönetilmelidir.
Toplam kaliteyi etkileyen değişkenlerin sayısı -diğer yan disiplinlere göre- oldukça fazladır: Doğa faktörü (Yağmur, güneş, rüzgar, v.b.), toplumsal gündem, hedef kitlenin etkinliğe katılım düzeyi, istenilen algının yaratılabilmesi adına bütçe dahiline yapılmış artistik & teknik tercihler, insan faktörü, teknik ekipman faktörü... 3 aylık veya 3 yıllık çalışmanın sonucu 3 saatte, hatta 3 dakikada sergilenmektedir.
Etkinliğin başarısını etkileyen temel faktörler şöyle sıralanabilir:
• Strateji geliştirme
• Brief oluşturma
• En uygun ajans/acentanın ve/veya tedarikçilerin seçimi
Gerek ajans/acenta, gerekse tedarikçi konusunda mümkün olduğunca deneyimli elemanlardan kurulu, kurumsal yapıların tercih edilmesi;
Profesyonellerin önerileri ve uyarılarına açık olunması
• Hizmet içeriğinin ve bedelinin net olarak belirlendiği sözleşme imzalanması
• Etkinlik amacının, iş ve iletişim hedeflerinin belirlenmesi / gözden geçirilmesi
• Detaylı hedef kitle analizinin yapılması / gözden geçirilmesi
• Önceki benzer projelerin ve rakiplerin yaptıklarının incelenmesi
• Doğru mekan tercihi
• Doğru zaman tercihi
• İletişim stratejisine uygun konsept/kurgu geliştirilmesi
• Belirlenen konsepte uygun artistik tercihler yapılması
• Maksimum detaylı biçimde genel operasyon, misafir ve sahne akış planlarının hazırlanması (Detaylı minutaj ile)
Operasyon hazırlık (Nakliye, ulaşım, kurulum, v.b.) süreci
Konukların geçecekleri karşılanma, yönlendirilme, ikram, aktivite, uğurlanma, hediye takdimi aşamaları
Metinler ve mizansenler eşliğinde sahne akış planı (Ses, ışık, görüntü, varsa 4. teknik opsiyon detayları)
Operasyon sonrası süreç (Demontajlar, malzeme toparlanması, kontrolü ve nakliyesi, v.b.)
Görev tanımları ve ekiplerin her tür iletişim bilgileri
• Mümkün olan tüm etkinlik kalemlerinin operasyondan önce, müdahale edilebilir makul süreler içinde görülerek, denenerek, incelenerek, yorumlanarak operasyon esnasında karşılaşılabilecek sürprizlere yol açılmaması
Her tür tasarımın ve tedarik edilecek malzemenin -mümkün olduğunca- demolarının yapılması (Renk, kağıt, kumaş gibi malzeme örnekleri, numunelerin üretilmesi, vb.)
Üretim proseslerinin takip edilmesi
Film montajları, sunumların tedarikçi firma ile iletişim koparılmadan finalize edilmesi
Etkinlik’in çapına göre yiyecek-içecek testing’lerinin yapılması
Çalışacak olan part time personelin seçilmesi & eğitimi
Sahne üstü performansların önceden izlenmesi & provalarının takip edilmesi
• Risklerin öngörülüp -gerekiyorsa- B planı (back-up) hazırlanması
• Tüm onay süreçlerinin mümkün olduğunca yazışılarak finalize edilmesi, toplantı notlarının hazırlanıp ilgililerle paylaşılması
• Hizmet alan kurumun ajans/acentaya, ajans/acentanın da tedarikçilerine tüm sorularını istediği biçimde yöneltip, sorularına tatmin edici yanıtlar alabilmesi
• Sahne provası yapılacak yeterli zamanın ayrılması
• Soğukkanlı ve hatasız operasyon yönetimi
• Etkinlik öncesi ve sonrasında, ölçme&değerlendirme ve araştırma tekniklerinden faydalanılarak başarı ölçümlemesi yapılması, kullanılabilir veri oluşturulması
• Tüm bu süreçlerin bütçe sınırları içinde kalınarak hayata geçirilmesi
Unutulmamalı ki; ilk davet/duyuru anından itibaren tüm değişkenlerden ve konuğun etkinlik mekanına girdiği ilk saniyeden itibaren çevresindeki her detaydan, her gelişmeden “Etkinlik Yönetimi” ekibi sorumludur.
Etkinlik Yönetimi Şirketini Değerlendirme Kriterleri Nelerdir?
İletişim camiasının içindeki birçok şirket, kendisini Organizasyon Şirketi olarak tanımlamaktadır. Ancak hizmet alacak kurumların hizmet verenini seçerken ve çalışırken dikkat etmesi gereken temel noktalar şöyle sıralanabilir:
• Projenin gerektirdiği entegre hizmeti verebilme konusundaki yeterliliği ne düzeydedir?
Projenin gerektirdiği strateji, konsept, tasarım, üretim-tedarik, satınalma, planlama, operasyon, raporlama, faturalandırma süreçlerindeki yeterlilik
Etkinliği yönetecek ekibin entellektüel birikimi, 2D, 3D, interaktif (web, e-mailing, CD gibi) tasarımlar, film, sunum v.b. alt başlıklardaki editoryal bakış açısı ve ilgili iş süreçlerine hakimiyeti
Etkinliği yönetecek ekibin -projenin tipi gerektiriyorsa- diğer yan disiplinlere (Medya satınalma, reklam, halkla ilişkiler, direkt marketing, pazarlamanın SMS marketing, gerilla marketing gibi alt dalları, v.b.) hakimiyeti
• Asıl iş alanı süsleme, dekorasyon, grafik tasarım, teknik ekipman gibi bir alan olup, “Etkinlik Yönetimi”ni yan hizmet olarak mı vermektedir? Yoksa asıl iş alanı Etkinlik Yönetimi’dir ve bu kalemlerden bazılarını kendi bünyesinde mi sunmaktadır?
• Uzmanlaştığı etkinlik tipleri ve çalışanlarının geçmiş proje deneyimleri nelerdir?
• Güvenilirliği konusunda referansları tatmin edici midir?
Zamana karşı ve müşteri lehine insiyatif kullanabilme
Etkinlik öncesi sunduklarını, vaad ettiği biçimde gerçekleştirme
• Kendi 2D ve 3D tasarım ofisinin varlığı zaman, bütçe ve enerji tasarrufu sağlar.
• Gerektiğinde PR desteği sağlayabiliyor olması zaman, bütçe ve enerji tasarrufu sağlar.
• Part time ekibinin düzenli çalışılan kişilerden ve genel kültür düzeyi yüksek kişilerden oluşması önemlidir.
• Ticari hayatındaki güvenilirliği hakkında fikir verecek finansal verileri nasıldır?
• Etkinlik öncesi bütçelendirme, alternatif sunma konusunda hem ideal olanları, hem de bütçe imkanlarında dahilinde olan tüm detayları ile sunmakta mıdır?
• Deneyimlerine dayanarak öneride ve danışmanlıkta bulunmakta mıdır?
• Projeye, hizmet veren penceresinden baktığı kadar, hizmet alan penceresinden de bakabilmekte midir?
• Etkinlik öncesi, esnası ve sonrası süreçlerde hizmet alan kurumun talep ve sorularına ne hızda ve yeterlilikte geri dönüş yapmaktadır?
• Projeyi profesyonel yöntemlerle; ama amatör ruhla, kendi projesiymişcesine sahiplenmekte midir?
• Ajans/acenta, tüm süreçlerde beklentilerin üzerinde hizmet sunabilmekte midir?
Hazırlayan
Önder YILMAN
Marka İletişim Uzmanı
Event Management Proje Yöneticisi
onderyilman@yahoo.com |
| |
|
| |
 |
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
| ÜYELİK |
|
|
|
|
| |
Tüm mezunlarımızı üyemiz olmaya çağırıyoruz!
Mezunlarımız, Üye Kayıt Formu'nu doldurarak üyelik başvurularını hemen buradan yapabilirler.
Üyelik Komisyonu sorumlusu arkadaşlarımız, işlemleri tamamlamak üzere başvuran mezunumuza hemen ulaşacaktır. Giriş ödentisi ve yıllık aidat ödemesinden sonra resmi üyelik kaydı tamamlanacaktır.
Fahri üyelik statüsünde olan Öğrenci Üyeliği, Akademisyen Üyeliği, Kurumsal Üyelik ve Onursal Üyelik kaydı için giriş ödentisi ve yıllık aidat ödenmesi gerekmemektedir.
Detaylı bilgi almak ve Üye Kayıt Formu'nu doldurmak için, tıklayınız.
Formu bilgisayarınıza indirmek için tıklayınız. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
TEŞEKKÜRLER |
|
|
|
|